Jaké povinné údaje musí být na firemním webu

Máte firemní web a nejste si jistí, jestli na něm uvádíte všechny povinné údaje? Není divu – v tom množství povinností je snadné něco přehlédnout. Jenže právě tyhle „drobnosti“ můžou rozhodnout o tom, jestli budete působit profesionálně a bez problémů obstojíte i při kontrole z úřadů. V tomhle článku si proto projdeme, co všechno by na vašem webu rozhodně nemělo chybět.

Proč věnovat pozornost údajům na webu?

Zveřejňování informací na firemních stránkách není jen formalita. Zákon tím sleduje dvě věci – aby bylo podnikání transparentní a aby se zákazník mohl snadno zorientovat, s kým vlastně jedná. Dobrá zpráva je, že pokud žádný web nemáte, kvůli těmto povinnostem ho zakládat nemusíte. Výjimkou jsou akciové společnosti – ty mají web povinný a musí na něm uvádět konkrétní zákonem dané informace.

Jaké povinné údaje musí být na firemním webu uvedeny?

Ať už podnikáte jako živnostník nebo provozujete společnost s ručením omezeným, na vašem webu by měly být uvedeny následující základní informace:

1. Obchodní firma nebo jméno podnikatele – přesně tak, jak je uvedeno v obchodním nebo živnostenském rejstříku.
2. Sídlo firmy nebo místo podnikání – úplná adresa odpovídající zápisu v rejstříku.
3. IČO (identifikační číslo)  – slouží k jednoznačné identifikaci podnikatele.
4. Údaj o zápisu v rejstříku – včetně názvu rejstříku, spisové značky, oddílu a vložky (např. zapsáno u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 12345).
5. U OSVČ  – místo toho zápis v živnostenském rejstříku (např. zapsán v Živnostenském rejstříku vedeném MÚ v Českých Budějovicích).

Kromě těchto zákonných náležitostí se doporučuje uvést i:

• DIČ, pokud jste plátci DPH.
• Kontaktní údaje – e-mail, telefon nebo kontaktní formulář, aby vás zákazník mohl snadno oslovit.
• Informace o dozorovém orgánu – zejména u e-shopů a služeb pro koncové zákazníky.
• Odkaz na mimosoudní řešení sporů – např. prostřednictvím České obchodní inspekce.
• Zásady zpracování osobních údajů a používání cookies – z důvodu souladu s GDPR.

Všechny tyto informace by měly být snadno dohledatelné – ideálně v patičce webu nebo na samostatné stránce typu „O nás“, „Kontakty“ nebo „Informace pro spotřebitele“.

Akciové společnosti: Specifické informační povinnosti

U akciových společností je situace přísnější. Na rozdíl od jiných forem podnikání mají zákonnou povinnost mít vlastní webové stránky a zveřejňovat na nich širší okruh informací.

Kromě běžných údajů (název, sídlo, IČO, zápis v rejstříku apod.) musí na webu uvádět i:

• Pozvánky na valné hromady – včetně návrhů usnesení a dalších podkladů.
• Výroční zprávy
• Účetní závěrky a zprávy o vztazích mezi propojenými osobami
• Jakékoli další dokumenty, které to zákon o obchodních korporacích výslovně ukládá

Tyto informace musí být na webu dostupné po dobu stanovenou zákonem a včas aktualizované. Cílem je zajistit maximální transparentnost směrem k akcionářům i veřejnosti.

Kam povinné údaje na webu umístit? Klíčem je dostupnost!

Zákon sice přesně nestanovuje, kam na webu povinné údaje patří, ale jedno říká jasně – musí být trvale a snadno dostupné každému návštěvníkovi. Nejde tedy jen o to „splnit povinnost“, ale hlavně umožnit lidem rychle se zorientovat, s kým mají tu čest.

Mezi nejčastější a nejvhodnější místa patří:

• Patička webu – praktické a oblíbené místo, které je viditelné na každé stránce.
• Stránka „Kontakty“ – přirozené místo pro základní identifikační i kontaktní údaje.
• Stránka „O nás“ / „O společnosti“ – ideální pro detailnější informace o firmě včetně všech zákonných náležitostí.
• Obchodní podmínky – pokud je na webu máte, můžete tam tyto údaje uvést také.

Tip: Vyhněte se tomu, že údaje schováte do PDF dokumentů ke stažení. Takový obsah zákonnou požadovanou dostupnost nesplňuje – návštěvník by ho musel aktivně hledat a stahovat, což není v souladu s požadavkem na „snadnou dostupnost“.

Povinné údaje a vícejazyčné weby: Na co si dát pozor?

Pokud máte web i v jiných jazycích – třeba anglicky nebo německy – nezapomeňte, že zákonné informace musí být uvedené i tam. Nestačí je mít jen v češtině.

Každá jazyková verze by měla obsahovat stejné povinné údaje jako ta hlavní: název firmy, sídlo, IČO, zápis v rejstříku a další informace. Tím zajistíte, že se v nich vyznají nejen zahraniční návštěvníci, ale případně i úřady nebo partneři ze zahraničí.

Co hrozí za nesplnění zákonných požadavků na webu?

Povinné údaje na webu nejsou jen „pro úřady“. Jsou signálem, že to myslíte vážně – a že vás zákazníci i partneři mohou brát vážně taky.

Pokud chybí, můžete si zadělat nejen na nedorozumění, ale i na problémy s úřady. V krajním případě hrozí pokuty, a při opakovaném porušení dokonce dočasné omezení podnikání.

Stačí málo a vyhnete se zbytečným komplikacím. Navíc tím posílíte důvěryhodnost firmy.

Co říct závěrem

Povinné údaje na webu nejsou jen splněním zákonné povinnosti. Jsou i vizitkou toho, jak přistupujete ke svému podnikání. Jasné, aktuální a snadno dohledatelné informace budí důvěru – ať už u zákazníků, obchodních partnerů nebo úřadů.